Pengertian Administrasi Perkantoran terbagi atas dua yaitu
pengertian administrasi perkantoran secara luas dan administrasi
perkantoran secara sempit. Pengertian administrasi perkantoran secara
luas adalah suatu kerja sama secara sistematis dan teroordinasi menurut
pembagian tugas sesuai dengan struktur organisasi dalam mencapai tujuan
secara efektif dan efisien. Sedangkan pengertian administrasi
perkantoran dalam arti sempit adalah semua kegiatan yang bersifat teknis
ketatausahaan dalam pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan
keterangan bagi pimpinan, dan membantu kelancaran perkembangan
organisasi.
Karakteristik Administrasi Perkantoran
Karakteristik Administrasi Perkantoran - Administrasi perkantoran
memiliki perbedaan dengan tata usaha perkantoran. Terdapat faktor
pembeda, mulai dari jenis kegiatan dan luas lingkup unit kerja sebagai
tempat dalam pelaksanaan kegiatan. Untuk lebih jelasnya berikut
karakteristik/ciri-ciri administrasi perkantoran...
a. Bersifat pelayanan (Service) pada semua pihak atau orang
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor umumnya merupakan dari pelayanan dan support untuk kegiatan organisasi.
b. Merembes dan dilaksanakan oleh semua pihak
Hal ini bermakna bahwa pekerjaan kantor berdampak pada unit-unit lain yang selalu hadir dan dilaksankan disetiap organisasi.
c. Hasil akhirnya berupa informasi
Informasi adalah keterangan-keterangan yang berisi data yang dapat
dipercaya dalam kepentingan pihak tertentu. Pihak-pihak yang
berkepentingan terhadap informasi yang berada di kantor lain; pimpinan,
pemegang saham, pemerintah, masyarakat, dan karyawan organisasi dsb.
d. Bersifat memudahkan
Pekerjaan kantor merupakan alat katalisator yang memiliki bermacam-macam kegiatan dari setiap perusahaan dipersatukan.
e. Bersifat pengetikan dan penghitungan
Susunan perkerjaan kantor lebih banyak yang terdiri dari pekerjaan mengetik
f. Dilakukan oleh semua pihak
Pekerjaan kantor tidak selalu dikerjakan dalam satu bagian yang beberapa kantor dikerjakan dalam tiap bagian perusahaan.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran - Ruang lingkup
administrasi perkantoran mencakup dari kegiatan kantor dan saranan
fasilitas kerja kantoran. Ruang lingkup administrasi perakantoran adalah
sebagai berikut...
1. Kegiatan Kantor
Kegiatan kantor merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam
perkantoran dimana semakin luas tujuan perusahaan maka semakin besar
pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Pada umumnya kegiatan
perkantoran terdri dari beberapa kegiatan antara lain sebagai berikut..
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), adalah proses
menentukan arah kegiatan kantor, dengan peninjauan kembali terhadap
faktor-faktor yang mempengaruhi tercapainya tujuan kantor. Perencanaan
perkantoran terdiri dari
1). Perencanaan gedung
2). Tata ruang kantor
3). Penerangan/cahaya
4). Ventilasi
5). Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor
6). Anggaran (budgetting) perkantoran
7). Standar kualitas kerja
8). Sistem informasi dan telekomuniktasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing), adalah pengaturan sejumlah fungsi organisasi dengan fungsi-fungsi meliputi
- Pembagian tugas dan pekerjaan untuk efisiensi dalam organisasi perusahaan
- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun dengan bawahan
- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan Perkantoran (Office Actuating), Pengarahan
perkantoran adalah suatu kegaitan yang meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang
telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan
dinamis. Pengarahan perkantoran adalah sebagai berikut.
- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
- Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
- Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan
- Penyatuan visi misi karyawan dan organisasi
- Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, untuk
komunikasi antara atasan dengan bawahan agar sedianya dapat berjalan
lancar.
- Penggunaan tolak ukur yang benar dan adil dalam pemberian gaji karyawan.
d. Pengawasan Perkantoran (Office Controlling), Pengawasan
perkantoran adalah kegiatan yang mematikan bahwa sasaran dan perencanaan
dapat berjalan sesuai dengan target yang ingin dicapai. Objek
pengawasan perkantoran terdiri dari:
- Penggunaan peralatan dan perabot kantor
- Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
- Kualitas pekerjaan kantor
- Pelayanan kantor
- Waktu
- Biaya perkantoran